Kliknij w to miejsce po więcej informacji o tym, jak wygląda faktura proforma.
Wszyscy, którzy prowadzą swoją działalność gospodarczą, ale też i gros osób realizujących zakupy online, mieli choć raz styczność z fakturą proforma. Nie wszyscy jednakże wiedzą, czym faktycznie jest ten dokument i co go odróżnia od normalnej faktury.
Czy fakturę proforma ujmuje się w dokumentacji księgowej?
W języku łacińskim pro forma oznacza „prowizorycznie”, wobec tego często można spotkać się z objaśnieniem, iż faktura proforma to tymczasowy rachunek sprzedaży. I faktycznie, faktura tego typu nie jest dokumentem księgowym, z tej przyczyny nie ujmuje się jej w ewidencji księgowej czy w księdze przychodów i rozchodów. Poleca się natomiast zachować ją na przykład w celu uzupełnienia dokumentacji transakcji.
Faktura proforma winna być traktowana wobec tego jako dowód handlowy, który rodzajem przedłożenia danej oferty. Nie jest dowodem wykonania usługi czy nabycia towaru, a więc zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług nie nie stanowi podłoża do odliczenia wykazanej w niej kwoty podatku VAT. Czy zatem faktura proforma jest ostateczna? Nie, bowiem tyczy się sprzedaży czy też usługi, która jeszcze nie została sfinalizowana, więc warunki transakcji w niej przedstawione mogą w każdej chwili podlegać negocjacjom.
Jak wygląda i kiedy można wystawić fakturę proforma?
Faktura proforma posiada analogiczne dane oraz przypomina z wyglądu fakturę VAT, czyli:
- datę i miejsce jej wystawienia,
- dane kontrahentów (odbiorcy oraz wystawcy),
- nazwę usług albo towarów, stanowiących przedmiot transakcji (wespół z wykazaniem ich ilości, jednostek miary itp.),
- wartość brutto oraz netto (zarówno poszczególnych produktów i usług, jak i wartość całości zamówienia) zapisana również słownie,
- informacja o kwocie uwzględnionych zniżek,
- stawka oraz obliczona z tego tytułu wysokość podatku VAT,
- wskazanie terminu zapłaty,
- określenie terminu wykonania usługi czy też doręczenia towaru.
Taką fakturę wystawca zobowiązany jest oznaczyć wyraźnie w nagłówku określeniem “PRO FORMA”, aby nie było żadnych problemów z odróżnieniem tego dokumentu od ostatecznej faktury VAT, generującej konsekwencje podatkowe. Należy również pamiętać, że ten typ faktury nie zwalnia z konieczności przekazania klientowi wiążącej faktury VAT. Co ważne, faktury proforma nie można wystawić w momencie, gdy klient uiści w całości opłatę za przedmiot transakcji lub wpłaci zaliczkę.